Los gobiernos tienen necesidades específicas para su gestión de bienes patrimoniales:
√ Obligación de fiscalizar la totalidad de los bienes
√ Necesidad de reportes administrativos y contables
√ Gestión de almacén y compras
√ Gestión de intangibles
√ Auditoría de los procesos de gestión
√ Cuentas múltiples y normalización de los datos
Fiscalización de todos los bienes
El Estado tiene la obligación de tener actualizado el patrimonio puesto bajo su responsabilidad por el pueblo. Esta obligación consiste en:
SIRA provee las funciones de asignación de bienes a sus usuarios, inventarios digitales con la participación de cada usuario, e inventarios físicos por medio de la app móvil.
- Mantener en buen estado los bienes en uso
- Reponer de manera responsable los bienes que alcanzan su fin de vida útil
- Conocer e informar el valor real de los bienes patrimoniales del Estado
SIRA provee las funciones de asignación de bienes a sus usuarios, inventarios digitales con la participación de cada usuario, e inventarios físicos por medio de la app móvil.
Reportes administrativos y contables
Cada entidad pública tiene la obligación de reportar al gobierno central su situación patrimonial, entre otras informaciones. A ese fin, las entidades deben actualizar permanentemente su inventario de bienes adquiridos, y aplicarles las reglas de depreciación contables necesarias para la evaluación del patrimonio del Estado.
SIRA permite aplicar a cada categoría de bienes la depreciación financiera acorde a las normas contables, y calcular diariamente su valor libro, hasta su valor residual cuando llega al fin de su vida útil.
Adicionalmente, SIRA puede generar reportes financieros y contables, completos o parciales, con el detalle de cada bien, su valor de adquisición, su valor libro, y la depreciación acumulada en un periodo determinado.
SIRA permite aplicar a cada categoría de bienes la depreciación financiera acorde a las normas contables, y calcular diariamente su valor libro, hasta su valor residual cuando llega al fin de su vida útil.
Adicionalmente, SIRA puede generar reportes financieros y contables, completos o parciales, con el detalle de cada bien, su valor de adquisición, su valor libro, y la depreciación acumulada en un periodo determinado.
Gestión de almacén, movimientos de stock y compras
Utiles de librería, productos de limpieza, consumibles para impresoras, las entidades públicas necesitan muchos insumos para su funcionamiento cotidiano.
Multiplicado por la cantidad de entidades que componen un gobierno, estos insumos representan un presupuesto importante, y requieren implementar tareas de control de consumo para evitar pérdidas y robos.
A su vez, las direcciones administrativas requieren indicadores precisos de consumo anual para planificar el presupuesto acorde para el año siguiente.
SIRA permite gestionar todas las referencias de insumos de un almacén, ordenandolas por categorías y controlando las entradas y salidas del stock.
SIRA también provee reportes detallados sobre estos insumos: valor contable de los insumos en almacén, consumos en periodos determinados, de todos los insumos o de referencias específicas, y valor correspondiente al consumo informado.
Multiplicado por la cantidad de entidades que componen un gobierno, estos insumos representan un presupuesto importante, y requieren implementar tareas de control de consumo para evitar pérdidas y robos.
A su vez, las direcciones administrativas requieren indicadores precisos de consumo anual para planificar el presupuesto acorde para el año siguiente.
SIRA permite gestionar todas las referencias de insumos de un almacén, ordenandolas por categorías y controlando las entradas y salidas del stock.
SIRA también provee reportes detallados sobre estos insumos: valor contable de los insumos en almacén, consumos en periodos determinados, de todos los insumos o de referencias específicas, y valor correspondiente al consumo informado.
Gestión de intangibles
Las administraciones públicas deben manejar una gran cantidad de intangibles relacionados con su actividad: contratos, garantías, patentes, licitaciones, etc
Cada uno de estos intangibles tiene obligaciones relacionadas a su naturaleza:
- Vencimientos
- Fechas de renovaciones
- Etapas de cumplimiento
- etc
SIRA no solamente permite ordenar estos intangibles en su arquitectura de categorías y subcategorías, sino que también permite crear para cada tipo de intangible todas las alertas de vencimientos asociadas, elegir en que momento se tienen que generar estas alertas, y a quién se debe notificar.
Cada uno de estos intangibles tiene obligaciones relacionadas a su naturaleza:
- Vencimientos
- Fechas de renovaciones
- Etapas de cumplimiento
- etc
SIRA no solamente permite ordenar estos intangibles en su arquitectura de categorías y subcategorías, sino que también permite crear para cada tipo de intangible todas las alertas de vencimientos asociadas, elegir en que momento se tienen que generar estas alertas, y a quién se debe notificar.
Auditoría de los procesos de gestión de bienes
Una gestión ordenada de bienes es el punto de partida necesario para asegurar la eficiencia operativa de una organización.
Sin embargo, esta gestión incluye numerosos procesos, que es necesario controlar permanentemente para evitar desviaciones y pérdida de eficiencia: Comprar el mejor modelo de un equipamiento determinado es bueno, pero es importante asegurarse que la compra era necesaria. Suscribir contratos de mantenimiento para sus bienes es necesario, a la condición que se pueda verificar la correcta ejecución de los servicios contratados.
Gracias a los numerosos reportes e historiales provistos por SIRA, una organización puede facilmente auditar estos procesos, y optimizarlos cuando sea necesario usando funciones digitales de nuestra solución.
Sin embargo, esta gestión incluye numerosos procesos, que es necesario controlar permanentemente para evitar desviaciones y pérdida de eficiencia: Comprar el mejor modelo de un equipamiento determinado es bueno, pero es importante asegurarse que la compra era necesaria. Suscribir contratos de mantenimiento para sus bienes es necesario, a la condición que se pueda verificar la correcta ejecución de los servicios contratados.
Gracias a los numerosos reportes e historiales provistos por SIRA, una organización puede facilmente auditar estos procesos, y optimizarlos cuando sea necesario usando funciones digitales de nuestra solución.
Cuentas múltiples y normalización de datos
Una necesidad importante para un Estado, es estandarizar la información patrimonial que les llega desde las entidades públicas. Tener formatos de datos heterogéneos impide una correcta comparación entre entidades, y requiere trabajo adicional de la entidad rectora para integrar esta información al sistema de contabilidad nacional.
SIRA provee una arquitectura multitenant, permitiendo desde una única instancia de servidor y base de datos crear todas las cuentas de un mismo gobierno. Adicionalmente, el back-office de SIRA permite crear una nomenclatura de ordenamiento por categorías única, y aplicarla a todas las cuentas de un mismo gobierno para estandarizar la información patrimonial.
SIRA provee una arquitectura multitenant, permitiendo desde una única instancia de servidor y base de datos crear todas las cuentas de un mismo gobierno. Adicionalmente, el back-office de SIRA permite crear una nomenclatura de ordenamiento por categorías única, y aplicarla a todas las cuentas de un mismo gobierno para estandarizar la información patrimonial.
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Caso de éxito
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